La gente a tu alrededor es productiva, eficiente, y multitareas, ¿pero tú no? Quizás la razón de estar realizando trabajos a contrarreloj, tan seguido, y la inevitable procrastinación que viene después de terminarlos radica en la caótica gestión de tu tiempo, lo cual simplemente no te conviene
En este artículo, te diremos cómo administrar magistralmente tu agenda personal si eres un perfeccionista empedernido, un hedonista relajado o un embajador digital, y conseguir que puedas dejar de procrastinar de una vez por todas.
Cambia totalmente la manera en que percibes el paso del tiempo
Adecuado para: Personas que siempre llegan tarde.
La puntualidad posiblemente sea el punto más controvertido de tu currículum. Te gustaría llegar a tiempo a tus reuniones, pero por alguna razón las circunstancias siempre se juntan en tu contra: no escuchaste el despertador, te quedaste atascado en el ascensor, o te atoraste en el tráfico.
Algunas veces, los retrasos crónicos son señal problemas psicológicos, y debes tratarlos junto con un especialista. Pero si te ha estado constando implementar la autoorganización y la disciplina, intenta repensar tu sentido del tiempo y aprende a trabajar con él.
- Abandona el hábito de configurar múltiples alarmas. Oblígate a levantarte en la primera que suene, sin importar lo difícil que sea. Esos «5 minutos más» que pasas acostado pueden ser increíblemente relajantes, pero empezarás a sobreestimar el tiempo restante antes de salir de casa.
- Cuenta cuántos minutos toman tus rituales matutinos: ducha, desayuno, empacar. Puede ser útil usar un temporizador las primeras veces.
- Para citas durante el día, usa los recordatorios de tu celular. Acostúmbrate a marcar estos recordatorios en el mismo momento en el que accedas a salir con amigos o, por ejemplo, hayas concertado una cita con el dentista.
Establece fechas límite para asuntos personales
Adecuado para: Aquellos que no pueden vivir sin plazos estrictos.
En el trabajo, eres inusualmente eficiente, pero para los asuntos personales tal vez no eres tan exitoso. Esto sucede a menudo cuando una de las esferas de la vida, la mayoría de las veces la profesional, comienza a dominar. Te cansas y pierdes de vista las cosas que no requieren de tu máxima concentración e implicación en este momento.
Pospones el aseo hasta que estes menos ocupado, pospones tus citas y salidas, dejaste de ir al gimnasio desde el invierno pasado. Para recuperar el equilibrio, intenta utilizar la técnica de establecer plazos, no laborales, sino personales.
- Haz una lista de metas a largo plazo que te motivarán en el futuro cercano. Puede ser una renovación de te hogar, por ejemplo.
- Para cada uno de los objetivos, escribe un plan de implementación detallado con plazos claros. Esta renovación o reparación del punto anterior, por regla general, no ocurre espontáneamente. Deberás tener reuniones con diseñadores, aprobación de diseños, compra de materiales de construcción: todas las etapas se pueden marcar con un círculo rojo en un calendario.
- Felicítate y recompénsate cada vez que cumplas con una fecha límite. Y si algo no te sale bien, no dramatices y déjate descansar. Es importante no desviarse demasiado del horario y moverse por etapas.
Práctica el hábito de planificar las cosas un día antes
Indicado para: personas que están acostumbradas a vivir las cosas como se van dando.
¿Eres el maestro de la improvisación matutina? ¿Nunca se te dificultó planificar tu día mientras ibas en el metro o autobús? Entonces, en general, puede que no tengas nada de qué preocuparte. Sin embargo, siempre pueden ocurrir contratiempos o improvisos, por eso no está de más aprender a prepararte para un nuevo día desde la noche anterior.
- Piensa de antemano en lo que te pondrás por la mañana. Reúne tus pertenencias, accesorios y zapatos para no perder preciosos minutos de la mañana buscando calcetines limpios.
- No olvides preparar tu almuerzo y uniforme para tu entrenamiento la noche anterior para hacer tiempo por la mañana. También carga los dispositivos que necesites.
- Haz una lista de tareas del día. No es necesario entrar en detalles. Escribe en términos generales lo que quieres tener hecho a tiempo, por ejemplo, «redactar el informe», «llamar a los compañeros», «compra un regalo para el aniversario de mi suegra».
- Piensa en las cosas que harás el fin de semana y los viernes por la noche. Incluso si decides pasar un fin de semana relajado en casa, debes planificarlo. De esta manera, hacer una planificación previa se convertirá gradualmente en un hábito.
Instala un administrador de tareas
Adecuado para: fanáticos de los gadgets y aplicaciones.
Mucha gente todavía escribe sus planes en un diario. Si en tu caso ya te has despedido totalmente de los utensilios de escritura y no llevas nada más que un smartphone, empieza a tomar notas en alguna aplicación móvil.
- Elige una aplicación con una interfaz conveniente y comprensible. Si te acostumbras a ingresar recurrentemente a tu administrador de tareas, empezarás a resolverlas rápidamente y se volverá un hábito.
- Agrega todo lo que necesitas hacer para el día, desde tareas de oficina hasta listas de compras y calendarios de cumpleaños. Además de hacer una planificación diaria, corrige las tareas que ya hayas agregado para poder ajustarlas gradualmente.
- No desactives las notificaciones. Los planificadores modernos tienen la gran ventaja de que pueden recordarte tus pendientes constantemente.
Aplica la técnica de hacer las cosas en pasos pequeños
Adecuado para: soñadores distraídos.
Si te resulta difícil concentrarte en una tarea global, divídela en varios componentes. “Hacer un proyecto” suena demasiado fundamental y difícil. «Recopilar datos», «elegir un contratista», «preparar el papeleo», «decidir un diseño» ya son mucho más fáciles.
Comprime el trabajo hasta que llegues a pequeños escalones. Clasifica las etapas en urgentes y no urgentes. Asígnales prioridad.
Para no quedarte atascado al principio, utiliza el método de «comerte una rana». Fue propuesto por el entrenador de negocios Brian Tracy. Él llama rana a la tarea más difícil y desagradable. Esta debe «comerse» primero al comienzo del día, mientras el cerebro aún está fresco y concentrado. Así, las tareas restantes parecerán más fáciles.
Establece una fecha límite para las tareas que no te parezcan difíciles. Si tienes problemas para concentrarte, recordar el plazo te ayudará a volver a poner los pies sobre la tierra.
Si no quieres hacer algo, al menos dedícale 5 minutos
Adecuado para: procrastinadores cansados.
¿Estás cansado y solamente quieres acostarte en el sillón, pero necesitas de alguna manera seguir con los pendientes restantes? No te alarmes. Todo el mundo pasa por períodos similares. Si no tienes la oportunidad de tomar un descanso y dedicarte por completo al arte de no hacer nada, prueba el principio de «al menos 5 minutos».
- Haz una lista de tareas pendientes. Escribe solo las cosas más importantes en ella. No estás en condiciones de desperdiciar recursos en tareas no urgentes.
- 5 minutos es un tiempo condicional. Determina por ti mismo cuánto estás dispuesto a invertir en una tarea específica de la lista que hiciste. Digamos que necesitas mejorar tu inglés para el trabajo, pero no tienes ni la fuerza ni las ganas de hacerlo. Pasar media hora en aplicaciones de aprendizaje interactivo en lugar de navegar sin rumbo por las redes sociales te acercará más a tu objetivo.
- Oblígate a hacer este ejercicio con regularidad. Poco a poco, la práctica de dedicar al menos 5 minutos al día a tareas específicas se convertirá en un hábito y te resultará mucho más fácil hacer frente a la procrastinación.
Deja las cosas para el día de mañana (¡sí!)
Adecuado para: aficionados para planificar hasta el año que viene.
Las personas que están acostumbradas a pensar globalmente y planificar sus vidas hasta la jubilación a menudo se enfrentan a la decepción. Después de todo, es simplemente imposible tener en cuenta todas las circunstancias que pueden interferir con la implementación de los objetivos estratégicos.
Hoy planeaste emprender un viaje que esperabas con ansias, y mañana, de la nada, llega una contingencia mundial. Por eso es mejor no pensar en todo de una vez, sino posponer parte del trabajo para el futuro.
- Haz una lista de tareas pendientes para el día. Todas las tareas nuevas que no requieran una solución inmediata deben quedar automáticamente para el día siguiente.
- Realiza las tareas de la lista en el orden que desees. Es una lista cerrada, así que tienes que hacerlas todas de una forma u otra.
- Completa las tareas de manera eficiente y sin obsesionarte. Cualquier trabajo acumulado provoca irritación y ganas de afrontarlo de inmediato. Pero tu tarea es concentrarte en el día de hoy
