Los plazos artificiales son como los plazos reales. Estos agregan un elemento de presión a una tarea que de otro modo no tendría límite de tiempo. Tienes que hacerla antes de una fecha determinada, de lo contrario, habrá consecuencias. Esta presión es extremadamente útil para hacer las cosas más rápido. Si el plazo es artificial o real, puede ser muy motivador.
Y es precisamente este efecto el que se aprovecha al crear plazos artificiales. ¿Por qué debería uno renunciar a la naturaleza motivadora de este acuerdo si es tan fácil de usar? Porque es realmente trivial.
No necesitas que alguien o algo te ponga un plazo
Una fecha límite generalmente es impuesta por algo externo. “La fecha límite de entrega es para XY día”, “Lo necesito para el XX”. Solamente cuando cumplas con esto, es que puedes comenzar el siguiente paso. Todos esperan que termines.
Los plazos artificiales no necesitan que otros establezcan una fecha límite. Simplemente eliges una tú mismo. Cuanto más cerca se encuentre, más será la fuerza que te impulsará a completar el trabajo y, por lo tanto, cumplir con la fecha límite. Además, cuanto más pública sea tu obligación de cumplir con este plazo, mayor será su impacto.
Y aquí probablemente llegó tu primera objeción. ¿Por qué debería apegarme a los plazos artificiales? No me estoy comprometiendo con nadie, solo conmigo. Pero este problema se puede evitar fácilmente. Si tu orgullo no es el suficiente como para que puedas recordar una fecha límite que te fijaste, debes recurrir a otros medios. El más simple: menciona a otras personas que has establecido esta fecha límite.
Tan pronto como alguien más lo sepa, tu imagen estará en juego a los ojos de los demás si no cumples con la fecha límite. Y sorprendentemente, dependiendo de la persona en cuestión, este es un método increíblemente poderoso.
Es mejor elegir a alguien cuya opinión valores y que no te disculpe tan fácilmente si fallas. Tan pronto como comuniques los plazos artificiales a la persona adecuada, se vuelven tan efectivos como los plazos reales.
Los plazos «reales» muchas veces producen el mismo efecto: si inesperadamente no cumpliste con ellos, perderás tu reputación ante tu jefe. En el caso de los plazos artificiales solo estarías quedando mal con la persona a la que le dijiste.
Por lo tanto, una nota importante que debes tener en cuenta es que uno no puede fallar con un plazo “inesperadamente”. Muchas veces puedes saber con unos días de anticipación si ya no podrás cumplir con una fecha límite.
En este punto, debes avisar a la persona que está esperando el trabajo completado para que pueda reprogramar la fecha límite. Del mismo modo con los plazos artificiales: notificar brevemente que se tendrá que posponer el plazo puede salvarte a los ojos de la otra persona.
Sin embargo, esto es algo que debes evitar. Los plazos no están ahí para ser pospuestos una y otra vez. Basta ya. ¿Qué lograrás con eso? En este caso, incluso lo elegiste tú mismo. ¡Deberías haber podido estimar cuánto tiempo te llevaría hacer este trabajo! Elige un plazo realista y mantenlo.
Por supuesto, además de compartir tu plazo con los demás, hay otros trucos sobre cómo agregar un toque de seriedad a los plazos artificiales. Solo tienes que combinarlos con una apuesta que no querrás perder.
Cuando hay mucho en juego, también puede liberar mucha motivación. Es mejor crear un punto sin retorno. Una acción que ya no puedes deshacer, donde no tienes más remedio que alcanzar tu objetivo a tiempo. Si aún no te haces una idea mientras lees, te sorprenderá lo increíblemente efectivo que es cuando lo pruebas.
Los plazos artificiales nos ayudan a cumplir nuestras metas
Hay una razón por la cual los plazos se publican y muestran por todas partes. ¿Se puede trabajar mejor sin plazos? La respuesta seguramente es no. Tal vez te sientas un poco más relajado y tu trabajo tenga algo más de calidad.
Pero realmente no hay muchas personas que estén tan automotivadas como para que su productividad no caiga dramáticamente en un entorno sin plazos.
Por supuesto, este también es un objetivo deseable: mostrar la máxima efectividad sin una presión externa. Pero antes de eso necesitamos los plazos. Además, también establecen prioridades a través del límite de tiempo. Esto hace que tengas más capacidad de dedicar tu pensamiento a la tarea relevante.
Así que solamente usa plazos artificiales si el trabajo no tiene un plazo predeterminado. Simplemente establece una fecha límite y luego asegúrate de que realmente quieres cumplir con ella.
Al contarle a otros sobre esto, pones en peligro tu “reputación” o pones otras cosas en juego. Tal vez puedes crear un punto de no retorno desde el cual realmente no tienes más remedio que avanzar y alcanzar tu objetivo a tiempo.
¿Puedes hacerlo? En definitiva, esta es siempre la pregunta más importante. Puedes pensar y creer que no es la gran cosa, pero si no lo implementas, realmente no tiene sentido. ¿Vas a usar plazos artificiales? ¿Tienes el autocontrol necesario para establecerlos constantemente y para mantenerlos?
¿Tal vez tienes tanta motivación que en realidad no necesitas ninguna presión externa para trabajar de manera efectiva como se describió anteriormente? Si es así, puedes estar realmente orgulloso de ti mismo.
Si haces tus propios plazos artificiales, tienes que asegurarte de que cumplan con estos criterios. Tienes que querer hacer el trabajo al menos a nivel intelectual. Las personas a las que les cuentes al respecto deben poder verificar que cumples con tu fecha límite.
